Fases del proceso

Todo empieza con una conversación. Sin formularios largos, sin presentaciones corporativas. Una llamada de treinta minutos donde tú explicas qué está pasando en tu empresa y nosotros escuchamos.

En esa llamada evaluamos si tu situación encaja con lo que hacemos. No todos los problemas operativos requieren consultoría externa. Si creemos que puedes resolverlo internamente, te lo decimos directamente.

Esta es la fase más intensiva. Visitamos tu empresa, hablamos con las personas que realizan cada tarea y observamos cómo fluye el trabajo de verdad, no cómo se supone que debería fluir.

Mapeamos cada proceso relevante desde su inicio hasta su fin. Anotamos dónde se producen esperas, dónde se duplica trabajo, dónde hay pasos que dependen de una sola persona o de un único documento.

Las entrevistas son individuales y confidenciales. La gente habla con más franqueza cuando sabe que sus palabras no van a citarse en una presentación delante de su jefe.

Con el mapa en mano, identificamos los puntos donde el flujo se ralentiza o se interrumpe con mayor frecuencia. Los clasificamos por tipo: cuellos de botella por dependencia personal, por herramienta inadecuada, por falta de información o por ausencia de un proceso definido.

Esta clasificación es importante porque el tipo de cuello de botella determina el tipo de solución. No se resuelve igual una dependencia de persona que una ausencia de plantilla.

Para cada cuello de botella identificado, proponemos una solución concreta. Cuando la solución pasa por una herramienta digital, priorizamos opciones gratuitas o de coste muy reducido que el equipo pueda adoptar sin fricción técnica.

Cuando la solución pasa por estandarizar un documento, creamos la plantilla. Presupuestos, albaranes, seguimiento de pedidos, registros de incidencias. Cada plantilla se diseña con los campos y la estructura que necesita tu equipo específico, no una plantilla genérica de internet.

La propuesta se presenta en una sesión de trabajo donde cualquier miembro del equipo puede hacer preguntas y proponer ajustes antes de que empiece la implantación.

Configuramos las herramientas, creamos los espacios de trabajo digitales y preparamos todos los documentos. Después formamos al equipo en sesiones prácticas: no explicamos teoría, practicamos con casos reales de la empresa.

Cada persona que va a usar el nuevo sistema tiene que salir de la sesión de formación sabiendo exactamente qué tiene que hacer en su próximo turno de trabajo. Si no es así, repetimos hasta que lo sea.

Después de la implantación, el sistema se enfrenta a la realidad. Surgen preguntas que nadie anticipó. Algún proceso necesita un ajuste menor. Una plantilla tiene un campo que falta. El seguimiento existe para resolver todo eso.

Hacemos una revisión a las dos semanas y otra al final del período de seguimiento. Cuando el equipo trabaja con fluidez y sin necesitar apoyo externo, el proyecto se cierra formalmente.